河北省档案局行政执法全过程记录制度

发表时间:2017-06-15信息来源:局办公室浏览次数:

 第一章 总 则

第一条 为加强档案行政执法工作,促进本局严格、规范、公正、文明执法,规范行政执法程序,保护公民、法人和其他组织的合法权益,根据国家有关法律、法规和《河北省行政执法全过程记录实施办法》有关规定,结合档案工作实际,制定本制度。

第二条 本制度所称行政执法,是指本局依据法律、法规和规章实施的行政许可、行政处罚、行政检查等行政行为。

第三条 本制度所称全过程记录,是指在档案行政执法过程中,通过文字、音像等记录方式,对程序启动、调查取证、审查决定、送达执行、归档管理等行政执法活动全过程进行记录。

文字记录方式即通过案卷制作记录行政执法的全过程。

音像记录包括采用照相、录音、录像、视频监控等方式进行的记录。

文字与音像记录可同时使用,也可分别使用。

第四条 行政执法全过程记录应坚持合法、客观、公正的原则。

第五条 本局法制机构负责档案行政执法全过程记录工作的监督、检查、指导和协调。

根据执法需要配备相应的音像记录设备。

第二章 程序启动的记录

第六条 对公民、法人或其他组织依法申请办理的事项,应依照有关法律法规和规章对申请登记、受理或不予受理、当场更正申请材料中的错误、出具书面凭证或回执以及一次性告知申请人需补正的全部内容等予以记录。

可在受理地点安装视频监控系统,实时记录受理、办理过程。 

第七条 简易程序执法。对事实简单、当场可以查实、有法定依据且对当事人合法权益影响较小的事项,可以适用简易程序当场作出行政执法决定。

第八条 执法处室依职权启动一般程序行政执法的,由行政执法人员提出程序启动申请,报局领导批准。程序启动申请应载明启动原因、当事人基本情况、承办人意见、承办处室意见和局领导意见。

第九条 接到公民、法人或其他组织对违法行为投诉、举报,需要查处的,应及时启动执法程序,并进行相应记录;对实名投诉、举报,经审查不启动行政执法程序的,应依据相关规定告知投诉人、举报人,并做好相关记录。

第三章 调查与取证的记录

第十条 调查笔录中对执法人员数量、姓名、执法证编号及出示情况进行文字记录,并由当事人或有关在场人员签字或盖章。

第十一条 在执法过程中对告知行政相对人陈述、申辩、申请回避、听证等权利的方式应进行记录。

第十二条 调查取证采取以下方式进行文字记录:

1、询问笔录文书;

2、调取书证、物证,应制作调取证据登记保存清单;

3、现场检查笔录文书;

4、权利告知书、陈述申辩笔录等文书;

5、听证全过程记录文书。

以上文书均应由执法人员、行政相对人及有关人员签字或盖

章。

第十三条 采取现场检查和听证取证方式的,应同时进行音像记录。

第四章 审查与决定的记录

第十四条 行政决定的文字记录应载明起草人、审查人、形成决定的法律依据、证据材料等。

第十五条 专家论证会议纪要或专家意见。

第十六条 集体讨论记录或会议纪要。

第十七条 负责人审批意见、签名。

第五章 送达与执行的记录

第十八条 直接送达行政执法文书,由送达人和受送达人双方在送达回证上签名或盖章。邮寄送达行政执法文书,留存邮寄送达的登记、付邮凭证和回执。

第十九条 对当事人履行行政决定的情况进行文字记录,可根据需要进行音像记录。

第二十条 当事人不履行政决定的,申请法院强制执行。

第二十一条 对当事人的陈述、申辩中提出的事实、理由和证据进行记录,同时记录陈述、申辩复核及处理意见。

第六章 执法记录的管理与使用

第二十二条 建立健全行政执法案卷。在行政执法行为终结之日起30日内,将行政执法形成的文字、音像记录资料按《中华人民共和国档案法》的规定归档保存。

第二十三条 明确专门人员负责对全过程记录文字和音像资料的归档、保存和使用。

第二十四条 当事人申请复制相关执法全过程记录信息的,经局主要负责人同意,可复制使用。

第二十五条 依法应保密的,应严格按照保密工作的有关规定和权限进行管理。

第七章 监督与责任

第二十六条 行政执法全过程记录制度的建立和实施情况纳入依法行政考核及行政执法评议考核。

第二十七条 实施执法全过程记录中有不按要求制作全过程记录及违反全过程记录规定的,情节严重造成严重后果的,根据国家和省有关规定对有关人员依法追责。

 

附件:1、档案行政许可记录规则

2、档案行政处罚记录规则

3、档案行政执法检查记录规则

4、档案行政执法记录仪管理规定

5、手持执法终端使用管理规定


 

附件1

档案行政许可记录规则

 

本局档案行政许可事项包括:携带、运输、邮寄三级档案、未定级的属于国家所有的档案和不属于国家所有但对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案及其复制件出境的审批;赠送、交换、出卖国家所有档案的复制件审批。以上事项的记录规则分别如下:

一、申请

(一)按照行政许可事项权限,申请人可选择到省档案局政务服务大厅或以信函、传真等方式提出申请。行政许可申请应根据事项的不同分别提交以下纸质文书材料(纸质文书记录材料记录方式)。

1携带、运输、邮寄三级档案、未定级的属于国家所有的档案和不属于国家所有但对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案及其复制件出境的审批

(1)申请书;

(2)申请单位介绍信及个人身份有效证明及复印件;

(3)境外单位出具的公函或意见书(含中文译文);

(4)拟携带、运输、邮寄出境档案文件级目录;

(5)档案复印件。

2.赠送、交换、出卖国家所有档案的复制件审批

(1)申请书;

(2)申请单位介绍信及个人身份有效证明及复印件;

(3)有关单位对申请人的批准或授权证明及复印件;

(4)受让单位或者个人出具的意见书(含中文译文);

(5)需赠送、交换、出卖的档案目录;

(6)档案复印件。

(二)申请人选择通过网上政务办理或以电子邮件提出申请的,需要提交上述材料的电子文本数据(信息管理系统方式记录)。

二、受理

对申请人提出的申请,应当根据不同情形分别作出以下处理:

(一) 不予受理。申请事项依法不需要取得行政许可的和不属于本局职权范围的,应当即时告知申请人不予受理,并出具《档案行政许可不予受理通知书》。(纸质文书材料)

(二)告知补正材料。申请材料可以在当场更正错误的,应当告知并允许申请人当场更正。申请材料不齐全或者不符合法定形式的,应当填写《档案行政许可补正材料通知书》,将需要补齐补正材料的全部内容、要求当场告知申请人。以信函方式提交申请的材料的,应当自接到申请材料之日起5日内作出相应处理。(纸质文书材料)

(三)受理。申请事项属于本局职权范围,申请材料齐全、符合法定形式,或者申请人按照要求提交全部补正申请材料的,应当即时受理,并填写《档案行政许可申请材料接收凭证》和《档案行政许可受理通知书》。(纸质文书材料)

三、审查

(一)书面审查。承办机构对申请人提交的档案行政许可申请材料主要采用书面审查形式,对照《档案行政许可程序规定》进行审核,并在《档案行政许可审批表》上签署审核意见。(纸质文书材料)

(二)实地核查。根据法定条件和程序,需要对申请材料的实质内容进行实地核实的,应当指派两名以上执法人员进行核查。根据实地核查情况由承办机构在《档案行政许可审批表》上签署审核意见。(纸质文书材料,必要时可音像记录)

四、决定

承办机构对行政许可申请进行审核后提出处理意见,报局负责人同意后,依法做出行政许可决定:

(一)当场决定。

1.对符合法定条件和标准的,可以适用简易程序并能够当场作出决定的,应当场作出《准予档案行政许可决定书》。(纸质文书材料)

2.对不符合法定条件和标准的,或者隐瞒有关情况,提供虚假材料申请行政许可,能够当场作出决定的,应当场作出《不予档案行政许可决定书》。不予档案行政许可的,应当在书面决定中说明理由,并告知当事人依法申请行政复议或者提起行政诉讼的权利。(纸质文书材料)

3.本局根据利害关系人的请求或者依据职权,可以依法撤销行政许可,出具《撤销档案行政许可决定书》。(纸质文书材料)

(二)法定期限内决定

1.对不能当场作出决定,适用一般程序执行的,报局领导批准,应当自受理档案行政许可申请之日起15日内,作出行政许可决定。(纸质文书材料)

2.对情况复杂,不能在规定期限内作出决定的,经局主要领导批准,可以延长10日,并制作《档案行政许可延期通知书》发送申请人,说明延期理由。(纸质文书材料)

3.集体讨论决定。对存在争议或者重大档案许可事项,应当以书面形式送交档案法制机构进行合法性审查,签署合法性审查意见后,提交局务会集体讨论决定,形成《会议纪要》。(纸质文书材料)

五、送达

(一)直接送达。作出准予或者不予行政许可决定,应当自作出决定之日起10日内向申请人送达准予行政许可或者不予行政许可的书面决定。(纸质文书材料)

(二)邮寄送达。采用挂号或者特快专递,将准予或者不予行政许可决定寄送申请人,留存邮寄送达的登记、付邮凭证和回执。(纸质文书材料)

(三)公告送达。申请人在接到领取通知5日内不领取行政许可文件且受理部门已经采用其他方式无法送达的,可以公告送达。自公告之日起60日,即视为送达。采用张贴受送达人住所方式公告送达的,与执法记录仪同步记录,并在档案资料或案卷中写明原因和经过。(纸质文书材料和音像记录)

 


 

附件2

档案行政处罚记录规则

 

一、立案

1、通过监督检查或者收到投诉、举报发现案源后,填写《档案违法案件登记表》,记录案件来源、登记时间、举报人等内容,执法处室负责人根据案源不同情况提出处理意见。(纸质文书材料记录)

2、符合立案条件的,应当立案。立案应当制作《档案违法案件立案审批表》,记录违法案件案件来源、案由、当事人基本情况、案情及立案理由,承办机构负责人签署意见,经局领导审批后立案。立案条件:

(1)违法的管理相对人明确;

(2)管理相对人确有具体违法行为;

(3)违法行为应当受到行政处罚的;

(4)属于本局的受案范围。

(纸质文书材料记录)

3、对于不符合立案条件的,填写《不予立案审批表》,记录案件来源、案由、当事人基本情况、案情及不予立案理由,承办机构负责人签署意见,报局领导批准。(纸质文书材料记录)

二、调查取证

档案执法人员应当依据法定权限和程序,收集能够证明案件事实的证据材料。进行检查时不得少于2人,应当向当事人或者有关人员出示证件。(纸质文书材料记录,必要时音像同时记录)

1、在案件核查或者调查取证时,制作《档案违法案件现场检查(勘验)笔录》,详细记录检查起止时间、检查地点、检查人员姓名和执法证件号码、当事人和见证人的基本情况、通知当事人到场情况、出示执法证件情况、告知当事人权利义务情况、当事人陈述申辩情况、检查情况,填写总页数和页码,当事人、见证人、检查人员分别在笔录上逐页签名或者盖章。

2、对当事人或者有关人员进行询问、调查的,制作《档案违法案件询问(调查)笔录》,记录案由、调查时间、调查地点、询问(调查)人姓名和执法证件号码,调查笔录等内容,经被询问(调查)人核对无误后,被询问(调查)人、询问(调查)人分别在笔录上逐页签名或者盖章并注明日期。

3、需要向有关单位或个人调取书证、物证的,制作《先行登记保存证据通知书》,并作记录。

4、案件调查完结,执法办案人员写出《档案违法案件调查报告》,调查报告应当包括案由、当事人基本情况、案件调查情况、相关证据及其证明事项、案件性质、自由裁量理由、处罚依据、初步处罚建议。

三、告知

1、在作出行政处罚决定之前,应当制作《档案行政处罚告知书》,告知当事人作出处罚的事实、理由和依据以及当事人依法享有的权利。(纸质文书材料记录)

2、档案行政处罚案件当事人有权进行陈述和申辩,应当听取当事人申辩并制作《陈述(申辩)笔录》。(纸质文书材料记录和音像记录)

四、听证

1、当事人要求听证的并且符合听证条件的,报局负责人指定听证主持人,制作《行政处罚听证通知书》,举行听证7日前,送达当事人。(纸质文书材料记录)

2、听证过程中,听证记录人员制作《听证笔录》,记录案件名称、听证时间和地点、听证主持人、书记员、案件承办人员、其他参加人、当事人的基本情况、听证过程,由听证主持人、案件承办人、当事人逐页签名或盖章并注明日期。(纸质文书材料记录和音像记录)

3、听证结束后,听证主持人在5日内写出《听证报告》并签名,连同《听证笔录》一并上报局负责人。

4、《听证报告》内容:

(1)案由;

(2)听证的时间、地点;

(3)听证主持人、书记员、听证申请人、委托代理人及案件调查人;

(4)听证的过程;

(5)案件基本情况;

(6)当事人申辩质证主要内容;

(7)听证意见。

(纸质文书材料记录)

五、决定

(一)审查。执法处室负责人按照规定对认定事实、证据和处罚建议适用的处罚各类、依据是否正确、调查取证是否合法、当事人陈述申辩的事实、证据是否成立,对听证当事人申辩的事实、证据是否成立等进行审查,承办处室根据审核意见制作《档案行政处罚审批表》。(纸质文书材料记录)

(二)审批。根据提交《档案行政处罚审批表》和材料进行审批,根据情节轻重及具体情况,作出行政处罚决定:

1、违法事实不能成立的,不得给予档案行政处罚。制作《档案违法事实不成立通知书》送达当事人;

2、违法行为轻微,依法可以不予档案行政处罚的,不予行政处罚,制作《不予档案行政处罚通知书》;

3、确有应受档案行政处罚的违法行为的,作出行政处罚决定,制作《档案行政处罚决定书》或《当场行政处罚决定书》;

4、违法行为已构成犯罪的,移送司法机关,制作《档案违法案件移送函》;

5、认为应当给予当事人或者受处罚单位直接负责的主管人员行政处分的,向其所在单位或有关主管部门提出建议,制作《档案违法案件移送函》;

6、对于案情复杂或者重大违法行为给予较重的档案行政处罚的,应当集体讨论决定,制作《案件集体讨论笔录》或《行政处罚案件专家鉴定书》。重大违法行为行政处罚决定要经局法制机构合法性审查。

(三)决定。档案行政处罚决定书应当载明下列事项:

1、当事人的姓名;

2、违反法律、法规或者规章的事实和证据;

3、阐述陈述(申辩)和听证意见及采纳或不采纳的理由;

4、档案行政处罚的种类和依据;

5、档案行政处罚的履行方式和期限;

6、不服档案行政处罚决定,申请行政复议或者提起诉讼的途径和期限;

7、作出档案行政处罚决定的档案行政管理部门的名称、印章和作出决定的日期。(纸质文书材料记录)

(四)结案。档案行政处罚结案后,制作《档案行政处罚案件结案报告》。(纸质文书材料记录)

六、送达

(一)直接送达。作出行政处罚决定,可以直接向当事人送达行政处罚的书面决定。(纸质文书材料)

(二)邮寄送达。采用挂号或者特快专递,将行政处罚决定寄送当事人,留存邮寄送达的登记、付邮凭证和回执。(纸质文书材料)

(三)公告送达。无法直接送达、邮寄送达的,可以公告送达。自公告之日起60日,即视为送达。采用张贴受送达人住所方式公告送达的,与执法记录仪同步记录,并在档案资料或案卷中启明原因和经过。(纸质文书材料和音像记录)

七、执行

(一)当场执行。给予罚款处罚,符合当场收缴条件的,应当出具统一制发的罚款收据,通过执法记录仪进行音像记录。(纸质文书材料记录)

(二)送交执行。给予当事人或者受处罚单位直接负责的主管人员行政处分的,制作《档案违法案件移送函》,移送其所在单位或有关主管部门执行。(纸质文书材料记录)

(三)移送司法。涉及刑事责任的,制作《档案违法案件移送函》,与案卷材料一并移交公安部门。(纸质文书材料记录)

(四)强制执行。当事人逾期不履行档案行政处罚决定的,可以申请人民法院强制执行。


 

附件3

档案行政执法检查记录规则

 

本规则所称档案行政执法检查,是指本局对贯彻实施档案法规的监督检查以及依法对违法档案法规行为的查处。

一、通知

(一)事前通知。对辖区范围内档案法律法规的贯彻实施情况进行监督检查前,应当告知检查时间、内容、方式、执法人员情况及有关要求,制作《档案行政执法检查通知》。(纸质文书材料记录)

(二)现场告知。档案行政管理部门对辖区范围内违反档案法律法规的查处,采取现场书面告知形式,制作《档案行政执法检查告知书》。告知的主要内容为:

1、执法权限:实施主体职权依据;

2、检查依据:适用的法律、法规、规章;

3、检查内容:检查的具体内容、范围、项目;

4、执法人员:执法证件号码;

5、行政管理相对人依法享有的权利义务。

(纸质文书材料记录)

二、检查

1、书面检查。通过采用检查对象自查形式对其进行检查,以提交自查报告和有关书面佐证材料完成检查。(纸质文书材料记录)

2、实地检查。档案行政管理部门由2名以上执法人员组成检查组,现场出示执法证件实施检查。以听取检查对象有关情况汇报、抽检档案实体、查看相关材料、检查档案管理设施设备等方式实施现场检查。制作《档案行政执法检查现场记录》,记录检查时间、检查地点、检查对象基本情况、检查内容、检查方式、检查情况、检查人员。完成检查后,检查组长和被检查单位负责人在检查记录签字或盖章。(纸质文书材料记录,必要时可音像记录)

三、告知

档案行政执法监督检查终结后,检查组形成档案行政执法检查意见分如下形式反馈检查对象:(纸质文书材料记录)

1、当场告知。对符合档案法律法规及相关制度的,制作《档案行政执法检查意见书》,记录检查时间、检查结果,检查组长签字后,现场向检查对象反馈。

2、邮寄告知。检查中发现不符合档案法律法规及相关制度,存在一般问题并能够立即纠正的,制作《档案行政执法检查整改意见书》,应当载明检查对象违反的具体档案法律法规条款和事实以及整改要求,报局负责人批准后邮寄告知。

3、通报告知。对严重违反档案法律法规行为,应当立案查处。违法行为应当追究行政责任的、已构成犯罪的,参见《档案行政处罚记录规则》制作《档案违法案件移送书》。案件查处结果在全省进行通报。


 

附件4

档案行政执法记录仪管理规定

 

第一条 为进一步规范行政执法记录仪的使用和管理,强化执法监督,维护当事人和档案行政执法人员合法权益,深入推进执法规范化建设,制定本规定。

第二条 本规定所称执法记录仪,是指具有录像、照相、录音等功能,用于档案行政执法办案过程的便携式设备。

第三条 档案行政执法现场检查、档案违法案件的现场检查;行政许可和行政处罚的调查取证、听证、公告送达等执法环节,必要时均应使用执法记录仪进行音像记录,客观真实地记录监督执法工作情况及相关证据。

第四条 按照“谁使用、谁保管、谁负责”的原则,执法记录仪使用人员应当及时检查执法记录仪的电池容量、内存空间,保证执法记录仪正常使用,并定期进行保养维护。

第五条 执法记录仪应当佩戴在档案行政执法人员左肩部或者左胸部等有利于取得最佳声像效果的位置,在现场执法取证时,可以手持执法记录仪进行摄录。

第六条 档案行政执法人员到达被检查单位,应当在该单位门口或显著标志前开启执法记录仪,录制执法人员在现场情况,并同步录音:“今天是×年×月×日,执法人员×××、×××…到××单位进行监督检查。拟定的检查内容有1…2…3…”。

第七条 现场检查、调查取证等执法事项开始时,要首先对执法人员向当事人亮证情况进行记录。声像资料反映的起止时间应当与相应文书记载的起止时间一致。

第八条 因恶劣天气、设备故障等特殊情况无法使用或者停止使用执法记录仪的,档案行政执法人员应当立即向上级领导报告。

第九条 档案室负责存储和保管执法记录仪记录的声像资料。

第十条 档案行政执法人员应当在执法工作结束后及时将执法记录仪记录的声像资料传输到电脑,按照被监督检查单位名称、档案行政执法人员信息、使用时间等项目分类存储,并在每项执法活动结束后的5日内将全过程记录的声像资料交至档案室严格管理。

第十一条 执法记录仪记录的原始声像资料保存期限不少于二年。

作为档案行政处罚案件证据使用的声像资料保存期限应当与案卷保存期限相同。

第十二条 有下列情形之一的,应当采取刻录光盘、使用手持储存介质等方式,长期保存执法记录仪记录的声像资料:

(一)当事人对档案行政执法人员现场执法、办案有异议或者投诉、上访的;

(二)当事人逃避、拒绝、阻碍档案行政执法人员依法执行公务,或者谩骂、侮辱、殴打档案行政执法人员的;

(三)档案行政执法人员参与处置突发事件;

(四)其他需要长期保存的重要情况。

第十三条 作为执法办案证据使用需要移送检察院、法院的声像资料,应当由档案室统一提供并复制留存。

第十四条 局法制机构对行政执法人员佩戴、使用执法记录仪情况及记录的声像资料进行抽检并建立检查台账,定期通报执法记录仪的使用、管理情况并纳入执法质量考评和绩效考核。

第十五条 本部门人员因工作需要调用行政执法全过程记录须经主管领导同意后,方可调用。任何个人不得私自调用已归档的行政执法全过程记录。

非本部门人员需要调取档案行政执法全过程记录,须经主要领导同意后,由档案管理员提供复制信息,并记录在案。

第十六条 有下列情形之一的,视为执法过错,依照有关规定追究相关责任人的责任:

(一)不按规定使用执法记录仪,不制作或不按要求制作执法过程的;

(二)执法不规范或不文明引发网络、媒体负面炒作或引发群众信访、投诉造成严重后果的;

(三)违反规定泄露档案执法记录信息的;

(四)对档案执法记录信息进行删改,弄虚作假的;

(五)不按规定储存、保管致使执法记录信息损毁、丢失的;

(六)其他违反设备使用管理相关规定,造成严重后果的。


 

附件5

手持执法终端设备使用管理规定

 

第一条 为规范档案监督手持执法终端的使用和管理,确保其发挥应有的作用,特制定本规定。

第二条 手持执法终端由局法制机构按工作需要分配给各执法处室使用,按照“谁使用、谁保管、谁负责”的原则,由处室实行统一规范管理,定期进行保养维护。

第三条 手持执法终端设备使用人员要加强对设备的日常维护和保养,熟练掌握其各项基本功能和使用方法,按规范操作,保证正常使用。

第四条 档案行政执法人员使用手持执法终端时,严禁擅自安装、保存工作以外的任何程序、软件,严禁使用手持执法终端设备登陆互联网进行聊天、游戏等娱乐活动,一经发现按违纪论处。

第五条 档案行政执法人员在进行监督检查时,必须使用手持执法终端,并通过河北省档案信息平台上传监督执法记录或简易程序的档案行政处罚案件。一般程序的档案行政处罚案件应附有手持执法终端生成的标准化执法文书。

第六条 档案行政执法人员通过手持执法终端上传监督执法或简易程序行政处罚数据前,应当使用便携式打印机打印系统自动生成的标准化执法文书。便携式打印机不能正常使用或其他不能正常打印执法文书时,可以使用填写式档案行政执法文书。使用填写式文书应当符合档案行政执法文书相关规定。